Julki§uuslaki.fi

Hankkeen toisessa vaiheessa tutkijat laativat yhteistyössä toimittajien kanssa toimituksille räätälöityä opasmateriaalia Voyant Toolsin syventävään käyttöön sekä kartoittavat sen ongelmakohtia. Toinen vaihe päättyy kesällä vuonna 2024.

Hankkeen toisen vaiheen raportin sisältämiä artikkeleita hahmotellaan ja luonnostellaan tässä blogissa, jota jaetaan kommentoitavaksi hankkeen aikana.

Sisällys:

• Kuntaviranomaisen asiakirjat

< Takaisin hankkeen etusivulle

Kuntaviranomaisen asiakirjat

Tässä alla on yhteenveto viranomaisen paperijäljestä eli siitä, mitä ja miten asiakirjatietoa viranomaiselle syntyy, missä vaiheessa sitä kannattaa pyytää ja keneltä.

Viranomaisen paperijälki

Lyhyesti: Pääsääntö on, että vaikka viranomaisen tekemä asia olisi kesken, niin asiakirja on julkinen silloin kun se on valmistunut käyttötarkoitukseensa. Kesken olevassa asiassa on lukuisia eri vaiheita. Jokaisen vaiheen päätyttyä sen edeltävän vaiheen asiakirjat eivät ole enää kesken vaan valmistuneita käyttötarkoitukseensa ja yleisölle - eli toimittajalle - julkisia.

Viranomaiset tuottavat ja käyttävät kaikessa toiminnassaan asioiden kaikissa vaiheissa asiakirjoja. Syntyy niin sanottu paper trail, paperijälki, jota seuraamalla voi saada kattavan kuvan asiasta ja siihen liittyvistä seikoista. Viimekädessä paperijälki varmistaa sen, että viranomaiset eivät toimi mielivaltaisesti, vaan kaikki toimet ovat perusteltuja.

Suomessa on perustuslakiin (12 § 2 momentti) kirjattu julkisuusperiaate, jota tarkemmin säätelee yleislakina laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Lähtökohta on, että tämä paperijälki on julkinen, jotta kansalaiset voivat valvoa viranomaisen toimintaa.

Viranomaisessa avataan asia asiarekisteriin ja siihen liitetään jatkuvasti uusia siihen liittyviä asiakirjoja sekä kirjataan niiden tilapäivityksiä. Käytännössä erilaisilla asioilla on kullakin erilainen prosessi, jonka kulkua määrittää lainsäädäntö. Allaolevassa kuvassa havainnoidaan, kuinka jokaisessa avoimen kilpailutuksen hankintaprosessin asiankäsittelyn vaiheessa käytetään ja luodaan useita erilaisia asiakirjoja, joita voi toki olla enemmänkin (Lähde: Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä, 2016. Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri, Liite 4: Case-esimerkit. Kuntaliitto).

Toisin sanoen esimerkiksi hankintaprosessia seuraava toimittaja voi pyytää ja saada käyttöönsä tarjouspyynnön, kun se on valmis ja toimitettu eteenpäin. Samoin sitä varten aiemmin laadittujen selvitysten, ennakkoilmoitusten ja asian rekisteröintitietojen pitäisi olla julkisia. Esimerkiksi valmisteluvaiheen eri vaiheita voidaan kuitenkin tehdä myös samanaikaisesti, jolloin ne ovat kaikki kesken eivätkä valmiita käyttötarkoitukseensa, vaikka vaikuttavatkin toisiinsa. Huomioitavaa on, että esimerkiksi myös asiakirjan liitteet ovat lähtökohtaisesti julkisia. Esimerkiksi tarjouspyynnössä oletusliitteitä ovat:

• Hankinnan yleiskuvaus
• Toiminnalliset vaatimukset
• Ei-toiminnalliset vaatimukset
• Tarjouslomake, avoin menettely
• Referenssilomake
• RACI-matriisi
• Hintalomake
• Alihankkijat ja ryhmittymät
• CV-lomake
• Projektisuunnitelmapohja
• Tarjoajan järjestelmäkuvaus

Viranomaisen asiakirjat

Mitä paremmin tietopyytäjä kykenee yksilöimään haluamansa asiakirjan, sitä nopeammin ja varmemmin hän sen saa. Yksilöintitapoja on useita ja niitä voi yhdistellä. Asiakirjan tai asiakirjoja voi yksilöidä esimerkiksi:

• asian mukaan,
• asian käsittelyvaiheen mukaan,
• asiakirjan tyypin mukaan,
• asiakirjan metatiedon mukaan, esimerkiksi asiakirjan laatijan, ajankohdan, lähettäjän mukaan.

Asiakirjarekisterimerkinnät ovat julkisia, eli halutessaan voi saada listauksen asiakirjoista, joita on mahdollista pyytää.

Tiedonhallintalaki edellyttää viranomaisilta tiedon kokonaisarkkitehtuuria ja tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). TOS määrittää pakolliset asiakirjaluokat, eli seuraavat asiakirjatyypit ovat kaikille viranomaisille samat (lista erillisellä sivulla)

Jokaisella kirjatulla asiakirjalla on rekisterissä myös metatiedot, jotka ovat myös julkisia. Pakollisia metatietoja ovat (TiHL 26 §):

1. Asian pakolliset metatiedot

• Asiatunnus
• Y-tunnus l. yritys- ja yhteisötunnus
• Viranomaisen yksilöivä tieto
• Toimintaprosessin yksilöivä tieto
• Asian vireilletuloajankohta
• Asian vireillepanija ja tarvittaessa muut asianosaiset

2. Asian käsittelyvaiheiden rekisteröinnin pakolliset metatiedot

• Asian käsittelyn tila
• Viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain

3. Saapuneen asiakirjan pakolliset metatiedot

• Asiakirjan yksilöivä tieto
• Asiakirjan saapumistapa
• Asiakirjan saapumisajankohta
• Asiakirjan lähettäjä tai asiamies

4. Viranomaisen laatiman asiakirjan pakolliset metatiedot

• Asiakirjan yksilöivä tieto
• Asiakirjan laatija
• Asiakirjan laatimisajankohta

On huomioitava, että hävitetyistä, määräaikaisesti säilytettävistä asiakirjoista pitäisi olla pysyvä maininta asiakirjarekistereissä. Toisin sanoen tieto siitä, mitä asiakirjoja on hävitetty.

Keneltä asiakirjaa pyydetään

Lähtökohtaisesti asiakirjan luovuttamisen ratkaisee viranomaisessa siitä vastaava asiankäsittelijä. Kirjaamo, asianhallintasihteeri tai tietohallinto vastaavat muista kuin meneillään olevista asioista. Meneillään olevan tai keskeneräisen asian pääasiallinen vastaava on asiaa hoitava viranhaltija tai hallintopalvelut.

Lähtökohtaisesti päättyneitä asioita tai tämänhetkisen käsittelyvaiheen edeltäviä asiakirjoja kannattaa pyytää kirjaamosta tai tietopalvelulta. Meneillään olevaa vaihetta kannattaa pyytää asiankäsittelijältä itseltään tai tämän sihteeriltä, joskin myös kirjaamosta tai tietopalvelusta tietopyyntö välitetään asiankäsittelijälle.

Pyynnön voi esittää vapaavalintaisella tavalla: puhelimitse yhteys on välitön, sähköpostitse kirjallinen yksilöinti on tarkka ja helppo edelleenlähettää viranomaisen sisälle oikealle taholle.

Lisätietoa tietopyynnöistä voit lukea tietopyyntöoppaastamme sivulta: https://julkisuuslaki.net/tietopyytajan-opas/

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuurin liitteestä 4. löytyy erinomaiset asianhallinnan prosessikuvaukset seuraavista asiakokonaisuuksista:

• Rakennuslupakäsittelyn prosessi
• Hankintaprosessi
• Rekrytointiprosessi
• Tilinpäätöksen laatiminen

Verkko-osoite: https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/Kuntasektorin%20asianhallinnan%20viitearkkite